Guide du Management de Projet BTP : Étapes, Rôles et Pratiques 2024

Table de matière:

1. Les Fondamentaux du Management Projet :

1.1. Définition générale d’un projet

Un projet peut revêtir différentes formes et tailles, mais tous partagent deux points en commun essentiels :

1. Respect de règles de base : Tout projet doit se conformer à un ensemble de règles de gestion, qui seront développées tout au long de ce guide.
2. Exposition aux risques : Chaque projet est confronté à des événements imprévisibles qui peuvent devenir des facteurs de risque.

1.2. Objectifs d’un projet : Règles essentielles

Les objectifs d’un projet doivent répondre à la question fondamentale : Quel besoin doit satisfaire le produit final ? La réussite dépend de la bonne définition de ces objectifs, qui doivent respecter les quatre règles suivantes :

1. Réalistes : Un objectif atteignable est essentiel pour garder les équipes motivées.
2. Mesurables : L’atteinte des objectifs doit pouvoir être évaluée de manière indiscutable.
3. Positifs : Un objectif doit être formulé de manière positive (ex. : « Atteindre 95 % de qualité » plutôt que « Ne pas dépasser 5 % de défauts »).
4. Motivants : La réalisation des objectifs doit offrir une satisfaction aux membres de l’équipe, tout en garantissant des bénéfices supérieurs à ceux de sa non-atteinte.

1.3. Processus d’organisation d’un projet

Le processus d’organisation suit plusieurs étapes critiques pour garantir une gestion efficace :

1. Définition des acteurs clés :
   • Définir les groupes décisionnels (comité stratégique, comité de pilotage, ou un seul décideur de niveau supérieur). Ces acteurs sont responsables de la validation des objectifs fondamentaux du projet, de l’attribution des moyens nécessaires, de la nomination du chef de projet et de la validation des orientations jusqu’à la fin du projet.
2. Découpage du projet :
   • Découper le projet en grandes fonctions ou en éléments à produire afin de le structurer de manière logique. À chaque grande fonction ou élément doit être assigné un responsable de chantier ou de filière.
   • Ne pas oublier les chantiers transverses, comme le chantier de la « conduite du changement », qui joue un rôle clé dans l’acceptation des nouveaux processus par les équipes.
3. Coordination du projet :
   • Définir les acteurs et groupes en charge de la coordination du projet. Ces acteurs doivent contrôler et suivre l’avancement des travaux, arbitrer les choix importants, apporter des réponses aux questions remontées par les équipes, et veiller à l’atteinte des objectifs. Cette fonction est généralement assurée par le comité de pilotage et le chef de projet.
4. Production et réalisation :
   • Attribuer les responsabilités de production à des équipes spécifiques. Celles-ci doivent réaliser les actions définies, rendre compte au chef de projet, animer et coordonner les groupes de travail. Les équipes de production incluent :
     • L’équipe projet : acteurs directement responsables de la réalisation du projet.
     • Les groupes de travail : des structures ponctuelles pour répondre à des besoins spécifiques.
     • Les correspondants : relais d’information pour assurer la continuité du projet.
     • Les experts : consultés pour des points techniques ou critiques spécifiques.
5. Formalisation de l’organigramme :
   • Il est essentiel de formaliser la structure du projet dans un organigramme clair, qui sera partagé avec toutes les parties prenantes pour assurer la transparence et faciliter la communication.

1.4. Meilleure conduite d’un projet : Conseils et astuces

Pour mener à bien un projet, plusieurs éléments clés doivent être pris en compte :

1. Un projet est une activité temporaire : Il s’agit d’une activité limitée dans le temps, qui doit être organisée, gérée, et animée.
   • D’abord, elle doit être organisée : La structure, les démarches, les livrables, et des rôles bien définis sont essentiels pour encadrer le projet de manière efficace.
   • Ensuite, elle doit être gérée : Il est crucial de maîtriser les budgets, de gérer les ressources critiques et d’utiliser des outils de suivi adaptés pour éviter les dérives.
   • Enfin, elle doit être animée : La motivation des équipes et une communication active sont indispensables pour maintenir l’engagement tout au long du projet.
2. Une démarche rigoureuse est essentielle : Le projet doit suivre une structure en plusieurs phases, précédées par une étude approfondie.
   • Phase 0 : Étude Projet : L’analyse initiale du projet permet d’évaluer sa faisabilité.
   • Phase 1 : Initialisation : Le projet commence par la définition claire des objectifs.
   • Phase 2 : Conception : Cette étape consiste à élaborer les plans et les spécifications nécessaires.
   • Phase 3 : Réalisation : Ici, l’exécution des travaux est lancée.
   • Phase 4 : Mise en œuvre : La livraison finale du projet se concrétise à cette phase.
   • Phase 5 : Exploitation : Enfin, le suivi et la maintenance garantissent le succès à long terme après la livraison.

3. Utiliser des outils techniques adaptés : Pour éviter la dispersion des efforts, l’emploi de logiciels de gestion de projet comme Microsoft Project ou Primavera est essentiel. Ces outils facilitent le suivi et la coordination.
4. Favoriser le partage des enjeux : Pour maximiser les chances de succès, il est primordial que tous les acteurs comprennent les objectifs du projet, qu’ils soient directement ou indirectement impliqués. Cette compréhension partagée permet de mieux aligner les efforts.
5. Optimiser la gestion des ressources : Un projet consomme des ressources humaines, techniques, et financières. Une gestion efficace et optimale de ces ressources est donc nécessaire pour éviter tout gaspillage et assurer une progression harmonieuse.
6. Encourager une volonté partagée : La réussite d’un projet repose sur une volonté commune entre le sponsor, le chef de projet et les bénéficiaires. Ainsi, la conduite du changement doit être intégrée dès le départ pour favoriser une meilleure adoption des objectifs par toutes les parties prenantes.

2. Acteurs de Projet et Instances de Décision :

2.1. Rôles et responsabilités des acteurs dans un projet

Une organisation de projet efficace repose sur une définition claire des rôles et responsabilités des acteurs. Voici les sept rôles qu’un acteur peut remplir dans le cadre d’un projet :

• S : Sponsoriser et financer le projet.
• D : Décider et arbitrer les choix stratégiques.
• V : Valider techniquement les solutions.
• C : Coordonner les équipes et les travaux.
• R : Réaliser un lot de travail spécifique.
• P : Participer ponctuellement en tant qu’expert.
• I : Informer les parties prenantes.

2.2. Rôles et responsabilités formalisés dans un organigramme de projet

Les différents rôles assignés dans un projet sont formalisés dans un organigramme. Cet outil est essentiel pour garantir une organisation claire et un suivi rigoureux du projet. L’organigramme permet :

• D’identifier clairement chaque intervenant du projet.
• De définir précisément les rôles et responsabilités de chaque acteur.
• De s’assurer que toutes les fonctions essentielles à la conduite du projet sont prises en charge.
• D’offrir à tous les acteurs une vision globale du dispositif d’organisation et des ressources humaines impliquées dans le projet.

2.3. Préoccupations des différents acteurs du projet

Les acteurs d’un projet ont souvent des préoccupations différentes, ce qui peut générer des comportements, des attentes et des besoins variés :

• Besoins physiologiques : Souvent exprimés par une recherche de revenus plus élevés ou d’avantages matériels.
• Besoins de sécurité : Recherche de sécurité d’emploi, plan de carrière, réticence à prendre des risques inutiles.
• Besoins sociaux : Recherche d’intégration à une équipe ou d’appartenance à un groupe.
• Besoins d’estime : Souhait de voir leurs mérites reconnus, recherche de statut ou de titre valorisant.
• Besoins de réalisation : Recherchent des challenges, des projets ayant du sens, et un accomplissement personnel dans leur travail.

De manière générale, les bénéficiaires du projet sont souvent plus conservateurs et hostiles au changement, tandis que le chef de projet et son équipe sont souvent motivés par un besoin d’appartenance à une équipe, de reconnaissance et de réalisation.

2.4. Instances à créer dans le cadre d’un projet

La mise en place de structures décisionnelles est essentielle à la bonne gestion d’un projet. Ces instances sont dirigées par un président ou un décideur. Dans les grands projets, plusieurs instances peuvent être créées :

• Instances de décision : Elles ont pour rôle de valider la stratégie globale, les orientations fondamentales du projet, d’attribuer les moyens nécessaires et de valider la fin du projet.
• Instances de concertation : Groupes d’experts ou comités thématiques dont le pouvoir est limité à la validation technique. Ils s’assurent que les produits livrés sont conformes aux besoins définis.

3. Le chef de projet : La clé de voûte du projet

Le chef de projet est responsable de la mise en œuvre du projet. Il est le garant de l’atteinte des objectifs en matière de qualité, délais, et budget, tout en respectant les règles et procédures en vigueur. Ses responsabilités incluent :

• Proposer la composition de l’équipe projet.
• Évaluer et gérer les risques.
• Affecter les tâches aux différents membres de l’équipe.
• Suivre l’avancement des travaux.
• Valider les livrables intermédiaires et finaux.
• Arbitrer les conflits qui pourraient survenir au sein de l’équipe.
• Surveiller les budgets et les délais.
• Rendre compte de l’avancement au comité de pilotage.

4. Clarté des Rôles et Communication dans les projets de construction

4.1. Garantir la Clarté des Rôles pour une coordination sans failles :

Le chef de projet doit s’assurer que chaque acteur du projet connaît son rôle, ses dates d’intervention et la charge de travail correspondante. Voici quelques points clés à surveiller :

• Vision claire du dispositif : Le chef de projet doit garantir que tous les acteurs du projet comprennent leur rôle et ont une vue d’ensemble de l’organisation tout au long du projet.
• Communication interne : Pour des projets d’envergure, il est conseillé de publier l’organigramme dans un support de communication interne afin que toute l’entreprise puisse identifier le projet et son importance.
• Complexité du projet : Tant que le projet est simple et mobilise peu de ressources, les problèmes d’organisation sont minimes. Mais dès qu’un grand nombre d’intervenants est impliqué, il devient crucial de définir les liaisons entre ces acteurs et de clarifier les responsabilités et les règles de prise de décisions.

4.2. Le Chef de Projet comme Facilitateur Clé :

Un projet nécessite une communication claire et efficace. Le chef de projet doit être à la fois un facilitateur et un coordinateur des flux d’informations, plutôt qu’un simple exécutant. Pour éviter les difficultés, il doit :

• Prendre du recul pour avoir une vue d’ensemble.
• Éviter de se confondre avec la production, car son rôle est avant tout de piloter le projet et de dominer les facteurs critiques qui peuvent influencer le succès du projet.

5. Comment bien conduire un projet BTP

La conduite de projet dans le BTP (Bâtiment et Travaux Publics) nécessite une gestion rigoureuse à chaque étape pour assurer la réussite du projet. De nombreux obstacles peuvent survenir, mais une approche méthodique permet de les surmonter efficacement.

Pour réussir un projet BTP, il faut avant tout une approche méthodique et bien pensée. En commençant par clarifier les objectifs et les attentes de toutes les parties prenantes, on pose des bases solides qui aideront à faire face aux imprévus. Ensuite, un suivi rigoureux des délais, des coûts, et des risques devient essentiel pour rester sur la bonne voie. Bien entendu, une communication ouverte et une collaboration fluide entre les équipes permettent d’anticiper les problèmes et de réagir rapidement.

De plus, il ne faut jamais sous-estimer l’importance des pratiques de sécurité et de la qualité : non seulement pour assurer la satisfaction des clients, mais aussi pour garantir la durabilité du projet. Enfin, en intégrant des technologies innovantes, comme le BIM ou les capteurs IoT, on peut vraiment optimiser la gestion des ressources et améliorer l’efficacité générale.

6. Comprendre les Échecs des Projets BTP : Causes et Risques

6.1. Causes fréquentes d’échec dans les projets BTP :

Les projets BTP échouent souvent en raison de plusieurs facteurs. Voici les causes d’échec les plus fréquentes :

• Résistance au changement : 82 %.
• Engagement de la direction insuffisant : 72 %.
• Objectifs non réalistes : 65 %.
• Faiblesses dans la conduite de projet : 54 %.
• Raisons du changement non convaincantes : 46 %.
• Compétences de l’équipe projet insuffisantes : 44 %.
• Périmètre mal défini : 44 %.
• Pas de gestion du changement : 43 %.
• Absence de vision transversale : 41 %.
• Aspects technologiques négligés : 36 %.

En 2023, environ 50 % des projets de construction atteignent leurs objectifs en respectant les délais et les budgets, selon les données de KPMG. Cela qui signifie que la moitié des projets rencontrent des retards ou des dépassements de coûts prévus. Environ 37 % des projets échouent à respecter les cibles de budget ou de calendrier principalement à cause de la gestion des risques et de la volatilité des coûts des matériaux et de la main-d’œuvre.

D’après les données d’Autodesk, le secteur de la construction subit également une perte estimée à 1,6 trillion de dollars chaque année en raison de l’inefficacité et des erreurs de communication, un signe de l’importance de l’amélioration des pratiques de gestion et de l’outil de communication. Face à cela, des méthodes comme la préfabrication et la construction hors site devraient atteindre 27 % d’adoption sur les cinq prochaines années.

En outre, selon ConstructConnect, les projets sont confrontés à des hausses de coûts de main-d’œuvre et des matériaux, des perturbations dans les chaînes d’approvisionnement, et une pénurie de main-d’œuvre qualifiée, ce qui complique davantage la réussite des projets de construction à l’échelle mondiale.

6.2. Les facteurs de risque d’une mauvaise conduite de projet :

Un facteur de risque correspond à un événement ayant une probabilité élevée de survenir, et dont les conséquences peuvent être critiques pour le projet. En effet, une mauvaise organisation peut conduire à des dysfonctionnements sérieux au cours de l’exécution du projet. C’est pourquoi il est important de prendre en compte les principaux risques suivants :

• Insatisfaction des bénéficiaires : Cela peut conduire à un rejet du projet si les objectifs ou les délais ne sont pas respectés.
• Annulation du projet par la direction : Un non-respect des budgets initiaux peut entraîner l’abandon total du projet.
• Démotivation des acteurs du projet : Lorsque les efforts fournis par les équipes ne sont pas à la hauteur des résultats escomptés, cela peut démotiver l’ensemble des parties prenantes.

• Difficulté à prendre des décisions ou à valider les options retenues.
• Insatisfaction des solutions choisies par les parties prenantes.
• Résistance au changement lors de la mise en œuvre des nouvelles solutions.

6.3. Anticiper les Risques spécifiques aux Projets BTP

En particulier, les projet BTP sont exposés à des risques spécifiques, qu’on peut heureusement anticiper, comme :

• Inadéquation aux besoins : 46 % des équipes n’ont pas de moyen documenté pour comprendre pleinement les besoins utilisateurs.
• Perturbation de l’environnement existant : 94 % des projets subissent des redémarrages.
• Fonctionnalités incomplètes : 16 % des projets respectent délais et budgets, mais ne livrent que 42 % des fonctionnalités prévues.
• Dépassement de budget : 53 % des projets dépassent le budget initial de 189 % en moyenne.
• Dépassement des délais : 43 % des entreprises n’ont pas de procédures formelles de planification.
• Abandon du projet : 31 % des projets sont abandonnés.

6.4. Le rôle du chef de projet face aux risques

Le chef de projet doit constamment surveiller les aléas qui pourraient se transformer en risques. Son travail consiste à :

1. Inventorier ces aléas.
2. Évaluer leur probabilité d’apparition et leurs effets potentiels sur le projet.
3. Engager des actions préventives pour éviter leur survenue.
4. Mettre en place des actions curatives ou palliatives afin d’en minimiser les impacts lorsqu’ils se manifestent.