Optimiser la Gestion des Achats dans les Projets BTP : Guide Complet

Table de matière:

1. Définition de l’Achat dans le BTP

Dans le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics (BTP), l’achat consiste à acquérir des services ou des produits nécessaires à la réalisation des projets, en échange d’une contrepartie financière. Les principales missions de la fonction achat incluent :

• La prospection des marchés pour identifier les fournisseurs potentiels.
• La sélection des produits ou services en fonction des besoins internes ou externes.
• La négociation des conditions financières, pour obtenir des prix compétitifs tout en garantissant la qualité des produits et services.

La gestion des achats suit une procédure structurée, comprenant l’expression des besoins, la consultation des fournisseurs, la réception et l’analyse des devis, l’établissement du budget prévisionnel d’achat, la demande d’achat et sa validation.

Important : La fonction d’achat est une véritable spécialité. Elle ne doit pas être confiée au hasard, car elle impacte directement le succès des projets.

2. Les Étapes Clés de l’Achat dans le BTP

2.1. Étape 1 : Définition des besoins en Achat dans le BTP

Avant même de lancer les travaux, lors de la phase d’études préliminaires, il est primordial de préparer un budget prévisionnel des achats. Cette étude permet d’estimer les coûts des différents matériaux et services requis pour le projet.

Les besoins identifiés sont ensuite inscrits dans un bordereau quantitatif d’achat. Ce document regroupe les quantités nécessaires par catégorie de produits ou services et constitue la base pour la prochaine étape : la consultation des fournisseurs.

2.2. Étape 2 : La consultation Fournisseur-Client dans le BTP

La consultation des fournisseurs est une étape délicate dans le processus d’achat. Elle exige une bonne connaissance des besoins du projet et un portefeuille de fournisseurs de qualité. Il est essentiel de comprendre précisément :

• Le lot concerné (matériaux, services).
• Les références techniques correspondant aux études effectuées.
• Les variantes proposées par les fournisseurs, pouvant apporter des optimisations intéressantes.

Idéalement, pour chaque achat, il est recommandé de solliciter au moins 3 à 4 fournisseurs. Cela permet de comparer les offres et d’obtenir une vision globale des prix et des solutions proposées.

NB : Il est important de ne pas limiter l’analyse des devis à la seule partie « achat net ». Les coûts logistiques, les frais de transport et les éventuelles pertes doivent être inclus dans le budget d’achat final.

2.3. Étape 3 : Analyse des devis fournisseurs

Une fois les devis reçus, un processus d’analyse comparative doit être mis en place. Un tableau comparatif est utilisé pour évaluer les offres sur plusieurs critères :

• Les articles proposés par les différents fournisseurs.
• Les prix unitaires pour chaque article.
• La qualité des articles : vérifiez si les produits respectent les exigences techniques du cahier des charges (CPS).
• Les écarts de prix pour chaque article et le total par fournisseur.

Comparaison avec le budget prévisionnel : Après l’analyse des devis, il est crucial de les comparer avec le budget prévisionnel d’achat établi en amont. Cela permet de voir si les offres reçues sont en adéquation avec les prévisions initiales.

2.4. Étape 4 : Le Tableau de Bord des Achats dans le BTP

Le tableau de bord des achats est un outil indispensable dans la gestion des projets BTP. Il permet de :

• Réduire l’incertitude liée aux décisions d’achat.
• Stabiliser l’information pour une meilleure lisibilité et suivi.
• Faciliter la prise de décision en permettant une analyse claire des données.
• Faciliter la communication entre les équipes internes et les parties prenantes externes.
• Stimuler la réflexion stratégique en incitant les décideurs à explorer différentes options.

Cependant, comme tout outil, le tableau de bord présente des limites. Il peut être sujet à des pertes de précision, surtout si les données ne sont pas actualisées. De plus, une incomplétude des informations peut mener à de mauvaises décisions. Il est donc essentiel de veiller à la qualité des informations présentées.

2.5. Étape 5 : Lancer une demande d’achat et suivi

Une fois le fournisseur sélectionné en fonction de la qualité, du prix et des délais, il est temps de procéder à la demande d’achat. Celle-ci doit être effectuée dans un système informatisé permettant de conserver une traçabilité (logiciels comme Odoo, fichiers Excel, etc.).

Suivi de la demande d’achat : Il est crucial de suivre chaque étape de la demande d’achat pour s’assurer que les livraisons se feront dans les délais. Un suivi négligé pourrait entraîner des retards dans la planification du projet, compromettant ainsi le respect des délais de livraison au client.

2.6. Étape 6 : L’Art de la Négociation et de l’Anticipation dans le BTP

La négociation est un levier clé dans la gestion des achats. Trois critères majeurs caractérisent une bonne négociation :

1. L’imagination de solutions gagnant-gagnant pour les deux parties.
2. L’anticipation des problèmes techniques, logistiques ou financiers susceptibles de surgir durant le projet.
3. La maîtrise des risques pour garantir une livraison et une exécution conformes au planning prévu.

Un bon chef de projet doit anticiper non seulement les achats mais aussi les éventuels problèmes qui pourraient survenir (approvisionnement, délais, etc.). Un planning prévisionnel des achats bien structuré, couplé à un suivi rigoureux, permet de maintenir une cadence fluide dans l’avancement des travaux.

3. Points Clés à Retenir pour la Gestion des Achats dans le BTP

• Inclure les achats dès le début du projet pour éviter les surprises de dernière minute.
• Gérer proactivement les marges de manœuvre offertes par la fonction achat.
• Considérer vos fournisseurs comme des partenaires : ils peuvent souvent proposer des solutions innovantes ou des variantes avantageuses.
• Anticiper les problèmes potentiels et négocier avec une vision à long terme.
• Éthique et transparence : Gardez une attitude honnête et impartiale lors des négociations avec les fournisseurs. Cela inclut de respecter des règles éthiques strictes, comme éviter tout conflit d’intérêts (ex. : acceptation de cadeaux).

4. Bonus: Livre « Toute la Fonction de l’Achat »

Pour approfondir votre compréhension des achats dans le secteur du BTP, nous vous proposons de télécharger le Livre « Toute la Fonction de l’Achat ». Ce livre est un indispensable pour tous ceux qui souhaitent optimiser leurs processus d’achat, réduire les coûts, et négocier efficacement avec les fournisseurs.