Tableau de Bord Excel : Piloter votre projet BTP avec efficacité en 2024

Table de matière:

1. L’Importance du Tableau de Bord dans la Gestion de Projet BTP

Un tableau de bord est un outil indispensable pour suivre l’évolution et l’avancement des projets BTP. Il permet de mesurer la performance d’un chantier en fonction des objectifs fixés et des ressources allouées, tout en aidant à anticiper les risques et les éventuels dépassements. Cet outil, utilisé dans la gestion de projet BTP, se décline en plusieurs types selon les besoins spécifiques du chantier.

2. Comment créer un tableau de bord de suivi BTP ?

Le tableau de bord est un ensemble d’indicateurs qui permet de piloter un projet en tenant compte de critères comme les coûts, les délais et la qualité. Voici les étapes clés pour réaliser et utiliser un tableau de bord efficace pour le suivi des travaux en BTP :

1. Définir le tableau de bord :

Il est essentiel de choisir des indicateurs de performance adaptés, comme :

1. Indicateurs qualité : Respect des échéances, délais, nombre de défauts.
2. Indicateurs de moyens : Coûts de fonctionnement (hommes, machines, consommables, locaux).
3. Indicateurs de climat social : Absentéisme, turn-over, participation aux réunions.
4. Indicateurs de sécurité : Rebuts, suspensions, pertes à comptabiliser.

Ensuite, il faut déterminer les plages de résultats acceptables, avec une zone de tolérance définie entre un seuil minimum et maximum.

2. Représentation graphique :

Chaque indicateur doit avoir une représentation visuelle adaptée : courbes, histogrammes, camemberts ou feuilles de contrôle.

3. Garantir la disponibilité et la fiabilité des données :
   • Disponibilité des données pour assurer la continuité des activités.
   • Intégrité, exhaustivité et exactitude des informations.
   • Confidentialité et protection des données avec traçabilité et archivage.
4. Réalisation du tableau de bord :
   • Identifier où se trouvent les informations.
   • Concevoir un tableau de bord avec un système d’alimentation automatique pour obtenir les données en temps réel et minimiser les erreurs humaines.

Tableau Excel Suivi de Chantier Gratuit et Avancement des Travaux BTP

3. Tableau de Bord BTP : Dispositif de Contrôle Interne

3.1. Les niveaux de contrôle :

Le dispositif de contrôle interne d’un projet BTP permet de maîtriser les risques en les mettant sous contrôle à travers plusieurs niveaux de vérification :

1. Contrôle de niveau 1 :

Réalisé par les opérationnels au cours de leur travail quotidien. Il repose sur :

1. La définition des objectifs du projet.
2. La séparation des fonctions d’autorisation, réalisation et validation.
3. Des règles écrites pour gérer les situations atypiques.
4. Des éléments de sécurité : contrôles informatiques, habilitations, autorisations de dépenses.

2. Contrôle de niveau 2 :

Réalisé périodiquement par l’encadrement ou des spécialistes selon la nature des risques et les niveaux d’autonomie des collaborateurs.

3. Contrôle externe :

Effectué par des auditeurs internes ou des commissaires aux comptes pour garantir la conformité et l’efficacité du dispositif de contrôle.

3.2. Comment mettre en place un dispositif de contrôle interne ?

1. Identifier les risques inhérents au métier, à l’entreprise et à son environnement.
2. Évaluer la probabilité et les conséquences de chaque risque.
3. Définir un dispositif adapté pour mettre les risques sous contrôle.
4. Faire vivre le dispositif au quotidien et auditer régulièrement pour en garantir l’efficacité.

4. Pilotage de Projet BTP

Lors de la conduite de projets BTP, on parle souvent de méthodologie, de phases de travaux, de livrables et de lots. Cependant, un pilotage rigoureux et un dispositif de communication efficace sont tout aussi essentiels pour garantir le succès du projet.

Le pilotage d’un projet BTP comprend :

• Suivi de l’avancement des travaux en fonction des objectifs initiaux et du planning global.
• Suivi de la consommation des budgets par rapport aux décisions prises en début de projet.
• Arbitrages nécessaires entre les objectifs (périmètre), les ressources disponibles, et les délais impartis.

5. Outils essentiels pour le pilotage de projet :

Le suivi des travaux ne se limite pas à une simple observation. Le chef de projet doit piloter en permanence les ressources, les délais, et la qualité des travaux. Voici les outils à privilégier :

• Tableau de bord du projet : Il regroupe les principaux indicateurs de performance pour maîtriser l’évolution du projet dans ses différents aspects (coût, délai, qualité).
• Méthode PERT : Pour planifier les tâches du projet dans un ordre séquentiel optimal.
• Planning de Gantt : Permet de visualiser l’état d’avancement des tâches, les ressources consommées et les éventuels dépassements, en soulignant les écarts entre le planifié et le réalisé.
• Portefeuille des risques : Suivi et anticipation des risques inhérents au projet.
• Tableau des sollicités : Suivi des intervenants sur chaque tâche ou étape du projet.
• Rapport flash : Synthèse rapide des points critiques à surveiller.
• Fiche de relevé de décision : Document de formalisation des décisions prises pendant les réunions.

6. Suivi des Travaux dans le BTP: Outils

6.1. Mise sous contrôle des risques dans un projet BTP

Même avec une planification rigoureuse, des aléas peuvent affecter le projet. Le chef de projet doit donc suivre ces imprévus via un tableau des risques qui regroupe les risques potentiels pouvant survenir pendant le chantier.

Pour chaque risque identifié, il est essentiel de :

• Évaluer la probabilité d’apparition et l’impact potentiel sur les objectifs, les ressources et les délais.
• Réduire la probabilité d’apparition des risques à forte probabilité et impact élevé, par des actions préventives.
• Réguler l’impact en cas de survenance en mettant en œuvre des actions correctives. Dans certains cas, il peut être intéressant de transférer l’impact à un tiers, par exemple via des assurances.

6.2. Composants Clés du Tableau de Bord Bâtiment

1. État d’avancement du projet : Un document Excel indiquant l’exécution des travaux, exprimée en pourcentage, par lot de travaux.
2. Pointage planning : Suivi quotidien de l’efficacité du planning pour garantir que les tâches prévues sont réalisées en temps voulu.
3. Avancement graphique du projet : Représentation graphique permettant de visualiser l’avancement réel des travaux.

4. Suivi des plans : Fichier Excel permettant de tracer les mouvements des plans entre les différents intervenants (entreprise, architecte, BET).

5. Réception des axes du projet : Vérification par le bureau d’études et l’architecte de la conformité des distances et axes des poteaux pour éviter tout problème structurel.

6.3. Réception Coffrage-Ferraillage et Réservations Techniques

Le tableau de bord BTP inclut également des documents relatifs à la réception des coffrages, du ferraillage, ainsi qu’aux réservations techniques (électricité, fluides). Ces documents doivent être validés avant toute phase de coulage des ouvrages techniques.

6.4. Suivi des Objectifs et Rendement des Équipes

Le tableau de bord est également utile pour le suivi du rendement des équipes sur le chantier. En facilitant le pointage des objectifs et des tâches, il permet d’optimiser la productivité tout en minimisant les pertes.

6.5. Matrice de Suivi et de Contrôle

La matrice de suivi et de contrôle est un outil indispensable pour garantir une organisation efficace. Elle permet d’assurer le suivi des indicateurs de performance, contribuant ainsi à une gestion proactive et maîtrisée du projet.

7. Méthodes de Gestion de Projet BTP

Les méthodes de gestion de projet BTP fournissent des indicateurs de mesure des coûts, des délais et de la qualité. Mais elles nécessitent également une approche managériale complète pour intégrer les compétences transversales et répondre aux exigences complexes des projets. La gestion de projet englobe trois volets essentiels :

1. Conception de l’organisation du projet.
2. Pilotage des ressources pour garantir la maîtrise des coûts.
3. Mobilisation de toutes les parties prenantes pour assurer la communication, la gestion des conflits et l’adhésion aux objectifs.

A retenir

Le tableau de bord BTP est un outil fondamental pour la gestion d’un projet de construction. Il permet de suivre efficacement les travaux, les ressources, et les délais, tout en anticipant les risques. En intégrant des outils comme la méthode PERT, le planning de Gantt, et la matrice de suivi, les chefs de projet disposent de toutes les clés pour piloter le projet avec succès. Téléchargez gratuitement nos modèles sur AJBTP pour optimiser vos projets de construction.

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