Établir Un Planning des Travaux : Maîtriser le Diagramme de Gantt et le Rétroplanning avec AJBTP

Table de matière:

1. Comment créer un planning efficace pour un projet de construction ?

Un calendrier de chantier est indispensable pour piloter et contrôler l’avancement des travaux. Il permet de suivre les différentes étapes, d’anticiper les retards et de gérer les ressources. Dans cet article, nous vous expliquons comment établir un planning prévisionnel à l’aide du diagramme de Gantt, ainsi que les étapes clés pour optimiser la gestion de votre projet.

1.1. Le Planning de Gantt : Un Outil Clé pour la Gestion de Projet

Le diagramme de Gantt est un outil visuel qui permet de répondre aux questions clés du projet : Qui fait quoi et quand ? Il présente chaque tâche sur une échelle de temps, facilitant ainsi :

• L’optimisation des délais et de l’utilisation des ressources critiques ;
• La visualisation des charges et des affectations de tâches ;
• Le suivi de l’avancement des travaux en temps réel ;
• La gestion des ajustements nécessaires en cas de retard ;
• L’identification des tâches restantes et des éventuels dépassements.

1.2. Comment Établir un Planning avec le Diagramme de Gantt ?

Pour élaborer un planning efficace en utilisant le diagramme de Gantt, suivez ces étapes :

1. Utiliser un PERT : Commencez par établir un PERT pour identifier les tâches principales et leur relation (simultanéité ou enchaînement).
2. Calculer la durée des tâches : Estimez pour chaque tâche le temps nécessaire à sa réalisation ainsi que le nombre de jours/homme.
3. Affecter les ressources : Désignez les équipes responsables de chaque tâche et ajustez les moyens en fonction des besoins.
4. Inscrire les informations dans le diagramme de Gantt : Organisez le tout dans le diagramme pour une vue d’ensemble claire et précise.

1.3. Le Planning Prévisionnel : Un Cadre Essentiel

Un planning prévisionnel détaille la durée de chaque tâche, de son démarrage à son achèvement. Il est un outil incontournable pour anticiper et gérer les échéances du projet.

Objectifs du planning prévisionnel :

• Suivi de l’avancement : En cumulant la charge de chaque tâche, vous pouvez tracer la courbe prévisionnelle d’avancement du projet, permettant de comparer les prévisions avec les réalisations.
• Évaluation et ajustement : Le planning prévisionnel aide à évaluer le rythme d’avancement et à ajuster les ressources et affectations en fonction des écarts observés.

1.4. Répartition de la Charge : Un Facteur Critique

La répartition de la charge entre les équipes influe directement sur la réalisation du projet. Après avoir élaboré un premier planning prévisionnel, il est crucial de :

• Vérifier la progression prévue : S’assurer que le rythme d’avancement respecte les prévisions,
• Ajuster les affectations si des écarts sont constatés entre la réalité du chantier et le planning prévu.

1.5. Planning Client vs. Planning Interne : Pourquoi les Différencier ?

Il est essentiel de bien distinguer le planning contractuel, destiné au client, du planning interne, utilisé par l’entreprise. Cette distinction permet une meilleure gestion des attentes et des ressources, et assure le bon déroulement du projet.

1.5.1. Le Planning Contractuel (pour le client) :

Le planning contractuel, ou planning client, est un document formel qui officialise les délais et jalons contractuels convenus avec le maître d’ouvrage. Il sert de référence officielle pour :

• Le respect des engagements contractuels,
• Le suivi des livrables, conformément aux dates prévues,
• L’évaluation des avancements aux différentes étapes clés du projet.

Ce planning est essentiel pour la communication avec le client, car il définit les attentes et permet de mesurer les progrès par rapport aux échéances prévues.

1.5.2. Le Planning Interne (pour l’entreprise) :

Le planning interne est conçu pour un usage interne à l’entreprise et ses équipes. Contrairement au planning contractuel, il peut être plus flexible et inclut des détails plus opérationnels concernant la gestion quotidienne des ressources. Ce planning permet :

• D’ajuster les ressources et les affectations en fonction des besoins sur le terrain,
• De suivre les avancements des équipes et des sous-traitants de manière plus granulaire,
• D’anticiper les ajustements en cas de retard ou de dépassement des tâches,
• De gérer les imprévus internes sans forcément les refléter immédiatement dans le planning client.

Avoir ces deux plannings distincts permet de mieux piloter le projet tout en maintenant une communication transparente avec le client, sans surcharger les équipes avec des informations inutiles pour elles.

1.5.3. Intégration du Modèle de Suivi de Tâches dans la Gestion de Projet

1.5.3.1. Utilité du Modèle de Suivi de Tâches

L’image que vous avez fournie est un excellent outil pour visualiser et organiser le suivi quotidien des tâches dans le cadre de la gestion de projet. Ce modèle permet à l’équipe projet de clairement identifier les tâches assignées, leur date d’exécution prévue, ainsi que le suivi de leur achèvement. Voici comment vous pouvez l’utiliser efficacement :

1.5.3.2. Planification et Attribution des Tâches

Ce modèle de suivi est parfait pour planifier les tâches quotidiennes ou hebdomadaires. Chaque ligne peut être utilisée pour détailler :

• Date : La date prévue pour l’initiation ou la complétion de la tâche.
• Tâches & Assignation : Description précise de la tâche à réaliser et nom de la personne ou de l’équipe assignée.
• Complété : Une case à cocher qui permet de marquer la tâche comme terminée, offrant une visibilité claire sur l’avancement du projet.

1.5.3.3. Suivi Régulier

Intégrer ce modèle dans les réunions de suivi régulières permettra à toutes les parties prenantes de visualiser l’avancement du projet. Cela contribue à une meilleure coordination entre les équipes et assure que tous les membres du projet sont sur la même page en ce qui concerne les délais et les livrables.

1.5.3.4. Documentation et Archivage

Garder un historique des tâches complétées et à venir est crucial pour la documentation du projet. Ce modèle peut être archivé numériquement ou physiquement pour servir de référence lors de l’évaluation du projet ou de la planification de projets futurs.

Ci-dessous, vous trouverez un exemple de notre modèle de suivi de tâches utilisé pour simplifier la gestion quotidienne et assurer un suivi efficace des progrès.

2. Établir Un Planning des Travaux TCE (Tous Corps d’État) : Lots Techniques, Revêtement, Menuiserie et Peinture

La gestion d’un projet de construction implique plusieurs corps de métier, chacun avec ses spécificités techniques. L’élaboration d’un planning des travaux TCE (Tous Corps d’État) est essentielle pour coordonner les différentes étapes du chantier, qu’il s’agisse du revêtement, de la menuiserie ou de la peinture. Ce planning permet de structurer le travail des équipes et d’assurer une progression fluide des travaux.

2.1. Modèles de Planning Travaux Bâtiment : Le Planning Prévisionnel et Mesures de Contrôle de l’État d’Avancement

2.1.1. Évolution de la situation et maintien des objectifs

Une fois le planning prévisionnel figé et les premières activités lancées, le chef de projet doit surveiller attentivement l’évolution du chantier et veiller à la tenue des objectifs. Le respect des délais est crucial, car tout retard peut rapidement s’accumuler et affecter l’ensemble du projet.

En cas de difficulté, il est impératif de détecter rapidement les dérives afin de prendre des décisions correctives sans tarder. Plus les retards sont identifiés tôt, plus les actions correctives peuvent être efficaces et moins les conséquences seront graves pour la tenue des délais.

2.1.2. Plannings de référence et évaluations de charge

Comme tout système fondé sur des prévisions, les plannings de référence et les évaluations de charge sont souvent susceptibles d’erreurs. Cependant, ces outils fournissent un cadre de travail homogène et cohérent avec les objectifs globaux du projet.

Un suivi rigoureux de l’état d’avancement physique du chantier est le meilleur moyen de s’assurer que les prévisions sont respectées. Ce contrôle ne doit pas simplement se limiter à la constatation d’une réussite ou d’un échec ; il doit aussi permettre d’anticiper les tendances futures en extrapolant la variation des indicateurs.

2.1.3. Extrapoler les indicateurs et éviter les informations fausses

Le contrôle de l’évolution des travaux doit permettre au chef de projet de dégager des tendances et de formuler des hypothèses probables sur l’évolution du chantier. Cependant, un système de pilotage ne peut fonctionner que si les informations sont fiables. Parmi les causes possibles de perturbation des indicateurs, on trouve :

• La mauvaise qualité des prévisions ;
• Des évaluations erronées de l’avancement ;
• Des délais excessifs dans la transmission des informations ;
• La dissimulation ou l’inexactitude des données réelles.

2.2. Effectuer le Suivi et la Planification d’un Planning des Travaux

2.2.1. Méthode pour faire un planning prévisionnel avec Excel

Il existe des méthodes efficaces pour créer un planning prévisionnel sur Excel ou en l’extrayant depuis MS Project. Ces outils permettent une planification précise et un suivi détaillé de l’avancement du chantier.

En termes de maîtrise des délais, le suivi d’un projet consiste à mesurer le décalage (avance ou retard) entre le temps prévu pour une tâche et le temps effectivement nécessaire pour l’accomplir. Cependant, la charge réellement consommée pour exécuter le travail ne reflète pas toujours fidèlement l’avancement physique du projet, en raison des variations de productivité.

2.2.2. Comparaison entre les prévisions et la réalité pour le suivi de l’Avancement et Glissement des Délais :

Pour établir des comparaisons fiables entre les prévisions d’avancement et la réalité, la charge estimée avant le lancement du projet est utilisée comme base de calcul. Bien que cette estimation puisse être imparfaite, elle permet de rester dans un cadre cohérent et d’évaluer la progression de manière régulière.

Le chef de projet doit demander périodiquement (quotidiennement pour les projets courts, ou chaque semaine pour les projets plus longs) aux responsables d’activité une estimation de l’avancement de leur travail. Ces données permettent ensuite de calculer le pourcentage d’avancement global du projet et de tracer la courbe d’avancement en temps réel.

Pour mieux comprendre l’efficacité du planning et le respect des échéances, examinons la courbe d’avancement suivante :

Cette image illustre l’avancement réel du projet par rapport à l’avancement planifié. Vous pouvez observer :

• Avancement prévu : Trajectoire que les travaux devaient suivre selon le planning initial.
• Avancement acquis : Progression réelle à ce jour.

La différence entre ces deux lignes indique le glissement des délais, soit en avance, soit en retard. Cela permet d’identifier rapidement les ajustements nécessaires, en particulier pour les tâches sur le chemin critique.

Les données visuelles de la courbe d’avancement aident à :

• Détecter les déviations dès leur apparition.
• Prendre des décisions éclairées pour rectifier le cap du projet.
• Assurer que les ajustements sont faits en temps opportun pour respecter les délais finaux.

2.2.3. Suivi du glissement en délais et du chemin critique

La différence entre la date de mise à jour du planning et la date prévue initialement permet de matérialiser le glissement en délais. Cet indicateur montre une avance ou un retard moyen déterminé sur l’ensemble des tâches en cours ou terminées. Cependant, seules les tâches situées sur le chemin critique ont un impact direct sur la date finale du projet.

2.3. Rétroplanning des Travaux : Anticiper les Glissements

2.3.1. Importance de la rapidité des actions correctives

L’efficacité des actions correctives dépend en grande partie de leur rapidité d’exécution. Une anticipation insuffisante réduit la marge de manœuvre et conduit souvent à un échec dans la gestion des retards. Il est donc essentiel de détecter les risques de glissements dès qu’ils apparaissent et d’en identifier les causes.

2.3.2. Observation du rythme d’avancement

L’observation du rythme d’avancement des travaux fournit des indications précieuses. Une inflexion anormale de la courbe d’avancement peut révéler des difficultés sous-jacentes qui nécessitent une intervention rapide. Toutefois, il peut être risqué de se fier uniquement aux observations du passé, car cela ne permet pas toujours de réagir assez tôt. Une tendance confirmée prend du temps à se matérialiser, ce qui peut engendrer une perte de temps précieuse.

2.3.3. Tracer les espérances de succès

Les intervenants sur le chantier sont souvent conscients des difficultés bien avant que celles-ci ne deviennent visibles dans les indicateurs. Il est donc pertinent de tracer les espérances de succès en demandant à chaque responsable d’activité d’estimer la date de fin des travaux. Cette information permet de tracer une courbe de confiance de l’équipe, illustrant l’évolution du projet de manière qualitative.

2.3.4. Analyse Visuelle de l’Avancement de l’Avancement et Identification des Risques de Glissement :

Pour une visualisation plus précise de l’interaction entre l’avancement planifié et l’avancement réel, examinons la courbe d’avancement ci-dessous :

Cette courbe montre clairement les points où les risques de glissement sont les plus prononcés, marqués par un écart significatif entre :

• Avancement prévu : La trajectoire que les travaux devaient suivre selon le planning initial.
• Avancement acquis : La progression réelle à ce jour.

2.3.5. Importance de l’Anticipation et du Suivi Régulier :

Les indicateurs sur cette courbe permettent d’anticiper les risques avant qu’ils ne se transforment en problèmes majeurs, soulignant l’importance d’un suivi régulier et précis. Les points suivants sont essentiels pour une gestion proactive :

1. Détection précoce des écarts : Les responsables de projet doivent régulièrement mettre à jour l’avancement des tâches pour détecter tout écart significatif par rapport au plan.
2. Communication avec les équipes : Il est crucial de recueillir les estimations de fin de travaux auprès des responsables d’activité, pour ajuster le planning en temps réel.

Ces données sont essentielles pour tracer, point par point, l’évolution du degré de confiance de l’équipe et ajuster les stratégies en conséquence.

Modèles de Planning : Téléchargement

Vous pouvez télécharger des modèles de planning Excel ou MS Project pour vous aider à structurer votre projet :

Ces modèles facilitent la planification et la gestion des différents corps d’état dans un projet de construction.